Triển khai giải pháp ERP là điều quan trọng và cần thiết trong thời đại số, giúp doanh nghiệp đơn giản hóa một loạt các tác vụ phức tạp và từ đó, nâng cao hiệu quả sản xuất - kinh doanh. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng lựa chọn đúng và triển khai ERP thành công, và thường đến từ những sai lầm do doanh nghiệp chưa hiểu đúng về ERP hoặc sự lựa chọn không xuất phát từ chính bên trong doanh nghiệp.
Bài viết liên quan:
Triển khai ERP sẽ không hiệu quả nếu doanh nghiệp lựa chọn sai giải pháp
1. Chỉ quan tâm đến những giải pháp phổ biến
Đây là lỗi sai phổ biến nhất của các doanh nghiệp khi triển khai ERP bởi nghĩ rằng, giải pháp phù hợp với đại đa số doanh nghiệp cũng sẽ phù hợp với mình. Mỗi doanh nghiệp có những điều kiện kinh doanh khác nhau, và không phải sản phẩm nào phù hợp với số đông cũng sẽ là giải pháp tối ưu cho bạn.
Thực tế, các giải pháp ERP phổ biến được làm ra nhằm đáp ứng nhu cầu của mọi doanh nghiệp ở mọi quy mô và mọi lĩnh vực. Chúng cũng có thể phù hợp với bạn nhưng điểm mạnh của chúng sẽ không phải điều mà bạn cần, và điều mà bạn cần lại không phải thế mạnh của chúng. Khi đó, bạn sẽ phải mua thêm các tiện ích bổ sung hay tùy chỉnh mở rộng để đáp ứng yêu cầu đặc thù ngành cũng như doanh nghiệp. Thay vào đó, lựa chọn những giải pháp không phổ biến nhưng có những đặc điểm dành riêng cho lĩnh vực của bạn và bạn không phải mua thêm hoặc mua rất ít các tiện ích hay tùy chỉnh mở rộng sẽ là ý tưởng hay hơn.
Tìm hiểu thêm: 5 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần một hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP
2. Bỏ qua mục tiêu kinh doanh khi đánh giá, lựa chọn
Tất cả các hoạt động liên quan đến doanh nghiệp đều cần dựa trên cơ sở là mục tiêu kinh doanh. Đôi khi, lý do để bạn thay thế phần mềm quản trị doanh nghiệp không liên quan đến mục tiêu, ví dụ như thấy chúng đã lỗi thời hay nhà cung cấp không còn cung ứng nữa thì hãy đặt sự lựa chọn mới bên cạnh mục tiêu kinh doanh. Quá trình lựa chọn giải pháp mới cũng là cơ hội tuyệt vời để bạn đánh giá lại các mục tiêu kinh doanh của mình đồng thời nhìn nhận sự tác động của chúng đến việc lựa chọn giải pháp mới.
Xác định rõ mục tiêu kinh doanh cũng giúp bạn vẽ được rõ hơn “chân dung” giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp. Khi đó, việc lựa chọn giải pháp nào cũng sẽ dễ dàng hơn dựa trên cơ sở đã có.
Lựa chọn giải pháp cần gắn với mục tiêu kinh doanh
3. Cho rằng tất cả giải pháp ERP đều giống nhau
Mặc dù mọi giải pháp ERP đều được xây dựng trên một nền tảng chung cơ bản nhưng không có nghĩa chúng giống nhau. Thực tế, các giải pháp được cung ứng bởi các doanh nghiệp là khác nhau, và một nhà cung cấp cũng có thể cung ứng nhiều giải pháp hoàn toàn khác. Do vậy, hãy loại bỏ ngay suy nghĩ mọi giải pháp ERP đều như nhau và chọn cái nào cũng được.
Hãy yêu cầu bản chào giá chi tiết từ nhà cung cấp bao gồm các tính năng nổi trội của từng giải pháp, đối sánh giữa các giải pháp và với chính nhu cầu của doanh nghiệp để thấy chúng mạnh - yếu ra sao, giúp ích thế nào cho hoạt động quản trị dự án và kết hợp các phòng ban, từ đó đưa ra được sự lựa chọn phù hợp.
Mỗi giải pháp ERP khác nhau cũng sẽ khác nhau
Có thể bạn quan tâm: Thất bại khi triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp: Lý do vì sao?
4. Xây dựng RFP quá chi tiết
Một bản RFP (thư đề nghị chào thầu) quá dài dòng và chi tiết thực sự không cần thiết. Có nhiều doanh nghiệp soạn RPF lên đến hàng trăm trang, và điều này chỉ khiến doanh nghiệp tốn kém thời gian. Hầu hết các dịch vụ và giải pháp ERP từ các nhà cung cấp đều giải quyết những vấn đề cốt lõi như nhau, và họ cũng hiểu cơ bản những gì doanh nghiệp bạn cần ở họ. Thế nên, bạn không cần mất nhiều thời gian cho những nội dung cơ bản như vậy.
Thay vào đó, bạn nên xem xét về mục tiêu kinh doanh, vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải và bạn muốn phần mềm mới có thể giải quyết cho bạn điều gì và giải quyết thế nào. Một RFP là cần thiết, nhưng hãy nói rõ hơn về các vấn đề trọng tâm cần giải quyết thay vi những chức năng cốt lõi mà doanh nghiệp nào cũng cung ứng như nhau.
RFP quá dài cũng không mang lại hiệu quả khi chọn giải pháp ERP
5. Quên mất đối tượng sử dụng
Lựa chọn giải pháp công nghệ mới là điều rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp và rất lớn đến hoạt động quản trị kinh doanh của toàn doanh nghiệp. Do vậy, lựa chọn giải pháp nào không chỉ nên là việc của các nhà quản trị cấp cao. Trước khi quyết định xem xét các hệ thống ERP khác nhau, doanh nghiệp cần thu thập và xem xét nhiều nguồn ý kiến từ bên trong tổ chức, bao gồm từ nhà quản trị và cả nhân viên tại các phòng ban, những người trực tiếp sử dụng hoặc có liên quan đến hệ thống ERP. Những vấn đề, khó khăn mà họ đang gặp phải cũng như những mong muốn, những góp ý cải thiện của họ sẽ là nguồn thông tin quý giá để nhà quản trị ra quyết định nên lựa chọn giải pháp nào và phương thức chuyển đổi số ra sao.
Sự đổi mới nào cũng rất quan trọng đối với doanh nghiệp, ảnh hưởng rất lớn đến sự vận hành và quản trị doanh nghiệp đó. Do đó, doanh nghiệp cần hết sức cẩn trọng và nghiêm túc trong lựa chọn và triển khai giải pháp ERP, tránh mắc phải những sai lầm dẫn đến thất bại khi triển khai dự án. Hãy tìm đến những XBOSS - chúng tôi sẽ tư vấn, triển khai và đồng hành cùng bạn để dự án ERP được triển khai thành công.