Phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP)
là giải pháp được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng trong thời đại số 4.0. Tuy
nhiên, không phải công ty nào cũng có thể làm chủ ERP và đạt được thành công
như mong đợi. Bài viết sau đây của XBOSS sẽ đưa ra các nguyên nhân chính dẫn đến
thất bại khi triển khai giải pháp ERP. Hãy cùng tìm hiểu để xem doanh nghiệp của
bạn có mắc phải lỗi nào dưới đây không nhé!
Có nhiều nguyên nhân khiến việc triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp gặp thất bại
1. Xu hướng ứng dụng giải pháp quản trị doanh nghiệp
Quá trình chuyển đổi số 4.0 đã tạo ra động lực thúc đẩy các doanh nghiệp ứng dụng giải pháp công nghệ để nâng cao năng lực cạnh tranh. Và một trong những giải pháp hiệu quả, được nhắc đến khá nhiều hiện nay đó là phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP)
Với các tính năng hữu ích, ERP được xem như chiếc chìa khóa vàng, giúp công ty nâng cao năng lực quản trị, đẩy mạnh hiệu suất công việc và tăng tính bảo mật thông tin. Ngoài ra, nếu một dự án ERP được triển khai đầy đủ thì có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khoảng 1,6 triệu USD mỗi năm (theo nghiên cứu từ 63 công ty của Meta Group).
Nhìn thấy được những lợi ích thiết thực như vậy nên ngày càng có nhiều công ty quyết định triển khai giải pháp ERP. Ví dụ như: Kinh Đô, Bibica, May 10, Thế giới di động,... Theo dự đoán của chuyên gia, trong tương lai, giải pháp này sẽ được tích hợp với nhiều công nghệ hiện đại hơn như: AI, IoT, Cloud,… và trở thành xu hướng tất yếu của doanh nghiệp.
Xem thêm: 5 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần một hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP
2. Cứ triển khai ERP là chắc chắn thành công?
Giải pháp ERP mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nhưng nếu không có phương pháp quản lý, triển khai đúng đắn và lựa chọn phần mềm phù hợp thì công ty của bạn có thể sẽ phải nhận lấy “trái đắng”. Bởi vì có đến 75% doanh nghiệp ứng dụng ERP không thành công. Vậy tại sao doanh nghiệp lại gặp thất bại khi ứng dụng ERP?
3. Những lý do nào khiến việc triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp bị thất bại?
Có rất nhiều nguyên nhân khiến cho việc triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp gặp thất bại. Trong đó, có 4 nguyên nhân chính mà rất nhiều doanh nghiệp thường mắc phải, đó là:
Chưa thấu hiểu nhu cầu của doanh nghiệp
Áp dụng ERP khi chưa thấu hiểu nhu cầu doanh nghiệp cũng tương tự như việc chọn mua giày mà không cần biết size. Công ty bạn không thể đạt được kết quả tốt như mong đợi nếu không hiểu rõ bản thân cần gì, muốn gì.
Do đó, trước khi triển khai dự án ERP, bạn cần phải xác định rõ công ty cần (hoặc không cần) các nghiệp vụ gì, quy mô hoạt động như thế nào,.. Điều này sẽ giúp tạo ra hệ thống quản trị doanh nghiệp phù hợp, tiết kiệm chi phí và hỗ trợ tối ưu cho quá trình vận hành của tổ chức.
Đừng tin tưởng vào một giải pháp có thể áp dụng cho tất cả doanh nghiệp. Hãy nghiên cứu kỹ về nhu cầu của công ty trước khi đưa ra quyết định lựa chọn!
Lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp
Việc hợp tác với đơn vị kém uy tín, không phù hợp có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng giải pháp công nghệ ERP và gây ra các hậu quả như:
● Không được hỗ trợ kịp thời khi gặp sự cố, khiến các hoạt động của doanh nghiệp bị gián đoạn.
● Doanh nghiệp không thể tự tích hợp phần mềm nhưng lại không được nhà cung cấp tư vấn, giải đáp thắc mắc về chuyên môn.
Phần mềm không phù hợp, thường xuyên bị lỗi, ảnh hưởng đến quy trình quản trị dự án.
Trước khi triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp, bạn cần lập danh sách các nhà cung cấp uy tín và yêu cầu họ cung cấp các thông tin:
● Liệt kê ít nhất 3 dự án mà nhà cung cấp đã triển khai cho doanh nghiệp cùng lĩnh vực với công ty của bạn.
● Chi phí phát sinh
● Chi phí đào tạo
● Các cam kết sau khi triển khai
Xem ngay: XBOSS giúp doanh nghiệp bạn khắc phục những khó khăn trong quá trình chuyển đổi số như thế nào?
Đánh giá sai lệch về chi phí và thời gian triển khai
Trên thực tế, có khá nhiều doanh nghiệp xem nhẹ việc lập thời gian biểu khi triển khai dự án ERP. Tuy nhiên, dù sử dụng giải pháp công nghệ nào thì cũng phải bao gồm nhiều giai đoạn triển khai khác nhau, chứ không đơn giản chỉ cần cài đặt, thiết lập là được.
Do đó, bạn phải bàn bạc với nhà cung cấp để thống nhất timeline và đưa ra deadline cho các nhiệm vụ cụ thể như: thời gian cài đặt, thời gian kiểm tra lỗi, thời gian chạy thực nghiệm, thời gian áp dụng ERP cho toàn bộ tổ chức,…
Ngoài thời gian triển khai, nguồn vốn đầu tư cho dự án cũng là vấn đề cần được quan tâm. Thông thường, chi phí áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp thực tế sẽ nhiều hơn so với dự tính. Do đó, để không bị thiếu hụt nguồn tiền, khi đề xuất ngân sách cho dự án, bạn nên tăng ước tính lên khoảng 25% so với mức chi phí dự kiến.
Không chú trọng khâu đào tạo nhân viên sử dụng
Thất bại là điều chắc chắn nếu người dùng không biết sử dụng phần mềm ERP. Do đó, bạn cần tập trung vào khâu đào tạo, giúp nhân viên hiểu rõ cách ứng dụng giải pháp vào công việc.
Khi đào tạo, cần lưu ý các điểm sau:
● Ưu tiên đào tạo ngay từ ban đầu.
● Đào tạo rộng rãi cho toàn bộ nhân viên.
● Thay vì giới thiệu tính năng, nên hướng dẫn nhân viên cách dùng phần mềm để xử lý công việc/tác vụ cụ thể (đào tạo theo vai trò).
● Tạo điều kiện để nhân viên thực hành trước khi áp dụng chính thức cho toàn bộ tổ chức.
● Cung cấp các tài liệu hướng dẫn để nhân viên tham khảo khi cần.
Trên đây là những sai lầm chính dẫn đến thất bại khi triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp. Nếu tránh được những “cạm bẫy” này thì khả năng thành công của công ty bạn sẽ được cải thiện đáng kể. Chúc giải pháp ERP của bạn đạt được hiệu quả như mong đợi!