Trước khi triển khai giải pháp ERP, doanh nghiệp không chỉ cần chuẩn bị đầy đủ nguồn lực mà còn phải tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp. Bởi vì, nếu hợp tác với đơn vị cung cấp không uy tín có thể dẫn đến rất nhiều hậu quả như: rò rỉ thông tin bí mật, gián đoạn quy trình quản lý, giảm năng suất làm việc,… Sau đây XBOSS xin chia sẻ với bạn các tiêu chí doanh nghiệp cần xem xét để lựa chọn đơn vị cung cấp chính xác hơn.
Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP không phù hợp có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp
1. Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP
Bạn có thể đánh giá nhà cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP theo 5 tiêu chí sau:
Đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp
Đây là một trong những tiêu chí cần được xem xét đầu tiên khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP. Bạn nên lập ra một danh sách nhu cầu của công ty. Sau đó, gửi nó cho các nhà cung cấp tiềm năng để xem đơn vị nào có thể đáp ứng được tốt nhất.
Vậy trước khi gửi danh sách cho nhà cung ứng, làm sao xác định chính xác và đầy đủ các nhu cầu của công ty? Dưới đây là một số câu hỏi có thể giúp bạn:
Hệ thống kinh doanh hiện tại của công ty đang gặp vấn đề gì? Tại sao bạn cần sử dụng giải pháp ERP?
Điều gì đang hoạt động tốt trong hệ thống quản lý kinh doanh của công ty?
Bạn muốn tự động hóa các quy trình thủ công nào?
Bạn mong muốn ERP sẽ có các phân hệ và tính năng như thế nào?
Khi lập danh sách nhu cầu, bạn có thể khảo sát thêm ý kiến của nhân viên, trưởng nhóm,… Sau đó hãy phân loại nhu cầu theo các mức độ cần thiết khác nhau: Bắt buộc – Nếu đáp ứng được thì tốt – Không quan trọng.
Kinh nghiệm
Kinh nghiệm của nhà cung cấp cũng là một tiêu chí quan trọng cần được xem xét kỹ lưỡng. Bạn có thể kiểm tra kinh nghiệm của nhà cung cấp giải pháp công nghệ ERP thông qua các yếu tố như: số lượng các dự án đã triển khai thành công, số lượng doanh nghiệp trong ngành đã sử dụng giải pháp, đánh giá của khách hàng cũ,… Ngoài ra, định hướng phát triển, báo cáo tài chính, trình độ chuyên môn của kỹ thuật viên triển khai cũng là những yếu tố phản ánh năng lực của nhà cung cấp mà bạn nên xem xét cẩn thận.
Công nghệ
Khi triển khai hoạt động, phần mềm ERP sẽ được tích hợp vào hệ thống các giải pháp công nghệ hiện hữu của công ty. Do đó, bạn cần chọn nhà cung cấp có công nghệ tương thích tốt với hệ thống IT hiện tại. Bên cạnh đó, bạn nên ưu tiên lựa chọn phần mềm ERP sở hữu các yêu cầu về công nghệ như sau:
Tính đơn giản trong thiết kế giao diện và sử dụng
Bảo mật dữ liệu cao
Hệ thống phản hồi theo thời gian thực với độ trễ thấp
Khả năng thực hiện tùy chỉnh
Khả năng mở rộng (scale) khi quy mô doanh nghiệp thay đổi
Thông thường, việc định hướng công nghệ này sẽ được cân nhắc và quyết định bởi bộ phận IT của doanh nghiệp.
Giá cả
Phần mềm ERP thường có giá khá cao. Nếu triển khai một hệ thống ERP hoàn chỉnh thì chi phí bỏ ra có thể lên đến 100.000 USD. Do đó, người quản trị dự án cần khảo sát giá trước khi lựa chọn nhà cung cấp để đảm bảo có được mức chi phí hợp lý, tiết kiệm nhất.
Lưu ý, ngoài mức giá phần mềm ban đầu, hãy hỏi kỹ nhà cung cấp về các khoản phí có thể phát sinh trong quá trình triển khai dự án như: chi phí hỗ trợ hàng năm, chi phí thực hiện, chi phí bảo trì,… Đi kèm với giá cả, bạn cũng phải tìm hiểu về các lợi ích đạt được. Giá rẻ chưa hẳn đã tốt. Cần có sự cân bằng giữa chi phí và lợi ích của giải pháp ERP.
Bài viết liên quan: Triển khai ERP sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm như thế nào?
Chính sách hỗ trợ
Cam kết bảo hành, chính sách hỗ trợ cũng là những yếu tố quan trọng cần phải tìm hiểu khi doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp ERP. Bạn có thể đánh giá về khả năng hỗ trợ của đơn vị cung ứng dựa trên một số khía cạnh:
Phạm vi hỗ trợ của nhà cung cấp
Nhà cung cấp có hỗ trợ đào tạo, huấn luyện nhân viên công ty khi triển khai dự án không?
Nhà cung cấp có tài liệu hỗ trợ cho người dùng không?
Các kênh hỗ trợ của nhà cung cấp (qua điện thoại, email hay chat,…)
Thời gian phản hồi của nhà cung cấp
2. Những lợi thế khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP chuyên nghiệp
Trong thời đại chuyển đổi số, ERP chính là giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp gia tăng lợi thế cạnh tranh. Nếu tìm được đơn vị cung cấp chuyên nghiệp, lợi ích nhận lại sẽ rất lớn, bao gồm:
Tối ưu chi phí triển khai: Nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp sẽ cung cấp đúng các tính năng mà doanh nghiệp thật sự cần. Từ đó, tránh gây lãng phí. Ngoài ra, đơn vị cung ứng tốt sẽ hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá chính xác các khoản cần chi trả. Điều này giúp doanh nghiệp chuẩn bị ngân sách hợp lý trước khi triển khai dự án.
Thời gian triển khai được đảm bảo: Nếu đã có nhiều kinh nghiệm thì nhà cung cấp giải pháp ERP có thể dự kiến thời gian hoàn thành dự án tương đối chính xác. Từ đó, doanh nghiệp có thể triển khai kế hoạch kinh doanh phù hợp, theo đúng tiến độ mong muốn.
Tăng tỷ lệ thành công: Nhà cung cấp chuyên nghiệp sẽ biết cách để thiết kế phần mềm ERP phù hợp với đặc thù sản xuất, quản lý,… của doanh nghiệp. Chính nhờ khả năng đáp ứng tốt nhu cầu nên tỷ lệ thành công khi triển khai dự án ERP sẽ được gia tăng đáng kể.
Bài viết liên quan: Ứng dụng giải pháp ERP - Phương thức quản trị doanh nghiệp thời công nghệ số
Như vậy, có thể thấy việc lựa chọn đúng nhà cung cấp ERP là rất quan trọng. Và trong số những đơn vị cung cấp giải pháp hiện nay trên thị trường thì XBOSS đang là cái tên được nhiều khách hàng tin tưởng, đánh giá cao. Với nguồn lực công nghệ vững chắc và khả năng nắm bắt nhanh xu hướng, chúng tôi đã cung cấp nhiều giải pháp ERP được chuẩn hóa riêng cho các lĩnh vực kinh doanh như: Bất động sản, Xây dựng, Sản xuất,… Nếu bạn muốn triển khai phần mềm ERP hiệu quả, tiết kiệm, hãy liên hệ ngay với XBOSS để được tư vấn.